E-Arşiv Fatura

E-Arşiv Fatura; e-fatura kapsamı dışında kalan vergi mükelleflerine veya nihai tüketicilere (son kullanıcılara) kağıt ortamında kesilme, saklanma ve ibraz edilme zorunluluğu olan faturaların dijital ortamda düzenlenmesini sağlayan bir uygulamadır. Bu sistemde düzenlenen faturanın birinci nüshası alıcıya (elektronik veya kağıt çıktı olarak) iletilirken, ikinci nüshası dijital ortamda muhafaza ve ibraz edilir.

E-Arşiv uygulamasına dahil olan mükellefler için matbu (kağıt) fatura düzenleme devri sona erer. Dolayısıyla işletmelerin anlaşmalı matbaalara kağıt fatura bastırma ihtiyacı ve maliyeti tamamen ortadan kalkar.

E-Arşiv Faturaya Geçiş Şartları ve Ön Koşullar

• Geçiş Zorunluluğu: İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı gerçekleştiren ve gelir tablosundaki brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükelleflerin e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmesi yasal bir zorunluluktur.

• E-Fatura Ön Şartı: Bir mükellefin e-Arşiv Fatura sistemine dahil olabilmesi için öncelikle e-fatura uygulamasına geçmiş olması gerekmektedir.

• Mali Mühür Başvurusu: Hangi yöntem seçilirse seçilsin, e-Arşiv Fatura düzenlemeye başlamadan önce mükelleflerin ilk olarak Kamu Sertifikasyon Merkezi (KamuSM) üzerinden mali mühür başvurusu yapıp sertifikalarını temin etmeleri şarttır.

E-Arşiv Faturanın Avantajları

E-fatura sisteminin sunduğu tüm operasyonel ve finansal avantajlar e-arşiv uygulaması için de geçerlidir:

• Kağıt, baskı, kargo ve fiziksel arşivleme maliyetlerini yok eder.

• Faturalaşma süreçlerini hızlandırarak zaman ve iş gücü tasarrufu sağlar.

• Kaybolma veya yıpranma riskini ortadan kaldırarak belgelerin dijitalde güvenle saklanmasını mümkün kılar.

E-Arşiv Fatura Düzenleme ve Kullanım Yöntemleri

Mali mühür tedarik edildikten sonra mükellefler e-Arşiv Fatura düzenlemek için aşağıdaki iki temel yöntemden birini tercih edebilirler:

1. Özel Entegratör Yöntemi

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilmiş lisanslı Özel Entegratörler aracılığıyla yürütülen bu sistem, işletmelere ihtiyaca göre 3 farklı kullanım seçeneği sunar:

• Portal: Yıllık toplam gelen ve giden fatura sayısı 6.000 adedi aşmayan mükellefler için uygundur. İşletmenin kullandığı mevcut muhasebe veya ERP programından bağımsız çalışır. Faturalar web arayüzü üzerinden manuel oluşturulur. Sistemde gelen bir e-Arşiv Fatura kavramı bulunmadığı için muhasebe programına dışarıdan gelen bir fatura işleme gereksinimi de oluşmaz.

• Konnektör: Kullanılan muhasebe programındaki veri alanlarına uygun özel sorgular ve kodlar yazılarak geliştirilen bir ara yazılımdır. Muhasebe programlarıyla tam uyumlu çalışabileceği gibi, kendi içerisindeki fatura paneli sayesinde bağımsız olarak da kullanılabilir. Muhasebe sistemindeki verileri otomatik çekerek faturaların tek tek veya toplu halde iletilmesini sağlar.

• Entegrasyon: İşletmenin kullandığı muhasebe/ERP yazılımı ile entegratör sistemi arasında gerekli yazılımsal altyapı tamamlandıktan sonra kullanılan yöntemdir. Faturalar hiçbir ara programa ihtiyaç duyulmadan, doğrudan mevcut muhasebe programının kendi ekranı üzerinden kesilip gönderilir.

2. Doğrudan (Direkt) Entegrasyon Yöntemi

Mükelleflerin kendi bünyelerinde yer alan bilgi işlem ve sunucu sistemlerini doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemlerine bağladığı yöntemdir.

• Avantajı: 7/24 kesintisiz erişim ve bağlantı imkanı sunarak yüksek hacimli e-Arşiv Fatura oluşturma ve gönderme olanağı sağlar.

• Gereksinimler: Doğrudan entegrasyon yönteminden yararlanabilmek için GİB'e resmi bildirimde bulunulması, son derece güçlü bir IT altyapısının kurulması ve yüksek kurulum/bakım maliyetlerinin karşılanması gerekmektedir.