ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi

ISO 9001:2015, çalışan sayısı veya sektörü fark etmeksizin herhangi bir firmanın, kamu/özel kurumunun veya organizasyonun müşteri memnuniyeti odaklı, belirli standartlar çerçevesinde ve sürekli iyileştirme prensibine dayalı olarak yönetilmesini sağlayan uluslararası kalite yönetim sistemidir.

Kuruma Sağladığı Katkılar:

• Uzun Vadeli Faydaları: Kurumsal bir yönetim altyapısı oluşturur. Hizmet ve üretim kalitesini standartlaştırarak müşteri memnuniyetinde süreklilik sağlar. Tüm süreçler açık ve net tanımlandığı için operasyonel verimlilik artar; üretimdeki fire, kayıp ve hata oranları minimuma iner.

• Kısa Vadeli Faydaları: Kamu ihalelerinde şartname gereksinimlerini karşılar. Ulusal ve uluslararası pazarlarda müşterilere sunulacak güvenilir bir kalite taahhüdü belgesi işlevi görür.

Kimler Alabilir ve Başvuru Şartları Nelerdir?

• Kimler Alabilir? Sektör (üretim veya hizmet) ve çalışan sayısı kısıtlaması olmaksızın tüm özel sektör firmaları ile kamu kurum ve kuruluşları ISO 9001 belgesi alabilir.

• Alma Şartları: Belgelendirme sürecinin ilk adımı yasal gerekliliklerin eksiksiz sağlanmasıdır. İşletmenin vergi levhası, oda kayıt belgesi, ticaret sicil gazetesi ve imza sirküleri/beyannamesi gibi resmi evrakları hazır olmalıdır. Yasal şartlar tamamlandıktan sonra, ISO 9001:2015 standardının gerektirdiği yönetim altyapısı kurulmalıdır. Bu süreç firma bünyesindeki yönetim sistemi uzmanlarınca yürütülebileceği gibi dışarıdan profesyonel bir danışmanlık hizmeti alınarak da tamamlanabilir.

Belgelendirme Süreci ve Süresi

Sistemin kurulumu, dokümantasyonun hazırlanması ve sahada uygulanması sürecin temelini oluşturur. Kurulan sistem çalıştırıldıktan sonra bağımsız denetçiler tarafından belgelendirme denetimi gerçekleştirilir. Denetim sırasında tespit edilen minör veya majör uygunsuzluklar giderildikten sonra belge tescil edilir.

Süreç Zamanlaması: Sistem kurulumundan belge teslimine kadar geçen süreç, işletmenin yapısına bağlı olarak ortalama 2 ila 3 ay sürmektedir.

Akreditasyon Türleri (TÜRKAK, UKAS vb.)

Akreditasyon; yetkili bir üst kuruluşun, ISO 9001:2015 belgesi vermeye yetkili belgelendirme firmalarının yeterliliğini onaylamasıdır.

• Örnek: Türkiye’deki yetkili organ olan TÜRKAK (Türk Akreditasyon Kurumu), şartları sağlayan bir belgelendirme kuruluşunu yetkilendirdiğinde, o kuruluş "TÜRKAK Akrediteli" belge düzenleme hakkı kazanır.

• Aynı şekilde İngiltere Akreditasyon Kurumu (UKAS) veya diğer ülkelerin ulusal akreditasyon organlarından yetki alınabilir.

• Geçerlilik: Uluslararası Karşılıklı Tanınma Anlaşmaları (IAF MLA) sayesinde TÜRKAK, UKAS veya diğer IAF üyesi akreditasyon kurumlarının onayladığı belgeler hukuki ve ticari açıdan eşit geçerliliğe sahiptir.

KOSGEB Desteği ve Gerekli Evraklar

KOSGEB, KOBİ tanımına uyan (yıllık çalışanı 250'den az ve mali bilançosu ilgili mevzuattaki sınırların altında olan) işletmelere belgelendirme desteği sunmaktadır.

• Destek Kapsamı: KOSGEB’in Genel Destek Programı bünyesindeki Belgelendirme Desteği ile TÜRKAK akrediteli ISO 9001:2015 belgesi alan firmalar hibe desteğinden faydalanabilmektedir.

• Başvuru İçin Gerekli Resmi Evraklar:

  1. Güncel Vergi Levhası

  2. Oda Kayıt Belgesi (Son döneme ait)

  3. İmza Sirküleri / İmza Beyannamesi

  4. Ticaret Sicil Gazetesi

İhalelerde ISO 9001 Zorunluluğu

Kamu İhale Kurumu (KİK) mevzuatı uyarınca (Kamu İhale Genel Tebliği Madde 17 / 56.9 ve 56.10); özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde idareler, ihale dokümanında ve ilanda adaylardan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistem Belgesi talep edebilir.

• Akreditasyon Şartı: İhalelere sunulacak ISO 9001 belgelerinin; TÜRKAK tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları ya da Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca yetkilendirilmiş kuruluşlar tarafından düzenlenmiş olması zorunludur.

Hazırlanması Gereken Zorunlu Dokümanlar

ISO 9001:2015 standardı gereğince sistem kapsamında yazılı hale getirilmesi ve kayıt altına alınması zorunlu olan temel dokümanlar şunlardır:

1. KYS Kapsam Dokümanı (Madde 4.3): Sistemin sınırlarının ve uygulanamayan maddelerin gerekçeleriyle açıkça yazılması.

2. KYS Proseslerinin İşletilmesine İlişkin Dokümante Edilmiş Bilgi (Madde 4.4).

3. Kalite Politikası (Madde 5.2): Üst yönetim tarafından onaylanmış resmi politika metni.

4. Kalite Hedefleri (Madde 6.2): Ölçülebilir ve departman bazlı hedefler.

5. KYS'nin Etkili İşletilmesi İçin Gerekli Dokümante Edilmiş Bilgi (Madde 7.5).

Süreci Hangi Bölümler Yürütür?

ISO 9001:2015 standardı, 2008 revizyonundaki tek bir "Yönetim Temsilcisi" atama zorunluluğunu kaldırmıştır. Kalite yönetim sistemi, işletmenin tek bir departmanının değil tüm birimlerinin ortak sorumluluğudur.

Sistemin kurulumu, uygulanması ve sürekliliği;

• Üretim / Hizmet

• Kalite Kontrol

• İnsan Kaynakları

• Üst Yönetim

• Bakım - Onarım

• Satın Alma, Satış ve Pazarlama

• Depo ve Sevkiyat

başta olmak üzere tüm operasyonel ve idari birimlerin aktif katılımı ile yürütülür.